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關于做好2020年國際會議預報和管理工作的通知

聯系人:郭麗娟聯系方式:84398735發布時間:2019-09-24

各學院、各單位:

根據教育部《關于做好2020年國際會議預報和管理工作的通知》的相關規定,現將2020年度國際會議預報和報批手續工作有關事宜通知如下:

一、堅持會議預報制度。各單位應在每年10月預報擬在下一年舉辦的國際會議以及擬對外承諾或申辦的國際會議(對不涉及敏感政治問題、邀請外賓人數在30人以下的自然學科類一般國際學術會議可不預報,但須在會議舉辦前至少提前4個月正式申報)。

會議預報制度旨在限制重復舉辦相同的會議,防止出現先對外承諾后申報的現象。預報中的“2020年國際會議”既包括擬在2020年年內召開的國際會議,也包含擬在2020年后舉辦、但須在2020年對外承諾的國際會議。國際會議原則上只進行一次預報,重大國際會議逾期不得補報;若下半年有臨時增改的一般國際會議,可于20204月前進行一次補報,屆時將不再單獨發通知。未經預報的會議原則上不得申報。

請各學院在中國教育系統學術會議云平臺網站(http://econf.hust.edu.cn/)按照網站要求進行會議預報,并于1030日前下載或填寫《2020年度擬申辦及在華舉辦(含承辦、合辦等)一般/重大國際會議計劃表》,加蓋學院公章后報送國際合作與交流處。會議負責人需在會議對外宣布前或舉辦前不少于4個月時限內在該系統進行國際會議申報,并下載紙質版文件加蓋學院公章后報送國際合作與交流處。會議正式審批材料提交不足三個月的,須另外提交紙質加急說明并蓋學院公章。在沒有得到教育部正式批件前,任何學院和個人不得自行對外申辦或承諾舉辦國際會議。如有疑問,請電詢國際合作與交流處。

二、提高國際會議實效。國際會議遵循誰申報、誰負責、誰主辦、誰主責的原則。合辦類國際會議不得將會議主辦權交給合作單位甚至外方。舉辦國際會議要目的明確、主題鮮明,不得舉辦內容重復、空泛的國際會議。要嚴格控制會期、會議規模和會議規格。會期一般不超過四天,不得安排參觀、考察等活動。中外參會代表的比例應適當,不得利用舉辦國際會議之名行創收營利之實。經批準舉辦的會議,不得隨意更改會議規模、舉辦時間、邀請人員名單等關鍵要素,要切實做好會議成果的收集整理工作,按規定時限要求通過網站向學校報送會議總結和相關材料。未按規定時限報送會議總結和材料的,視情將與受理新會議申請掛鉤。會議申辦單位嚴格按照教育部會議批件確認的時間、地點和會議規格、規模舉辦會議,如有任何變化,須至少提前一個月在國際會議系統提交申請。

請各學院盡快對在2020年度擬申辦、自主舉辦(含承辦及合辦)的重大與一般性國際會議情況進行摸底統計,在網站填寫《2020年度擬申辦及在華舉辦(含承辦、合辦等)一般/重大國際會議計劃表》、下載表格加蓋學院公章并由分管院長簽字后于20191030日前報送至國際合作與交流處外國專家科(行政樓A607)。


聯系人:郭麗娟電話:84398735                                                                               


附件1一般國際會議計劃表.xlsx

附件2重大國際會議計劃表.xlsx

附件3 重大國際會議和一般國際會議的界定.doc

附件4:在華舉辦國際會議總結表.doc

附件5:國際學術會議報批系統預報申請說明.pdf


國際合作與交流處

2019923


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